Cách tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng hiệu quả

Các doanh nghiệp, công ty ngày càng chú trọng hơn đến việc quảng bá dịch vụ, sản phẩm, tạo mối quan hệ thân thiết đối với các khách hàng và đối tác chiến lược của mình. Việc cạnh tranh trên thị trường ngày càng nhiều nên khách hàng có xu hướng quay trở lại với những doanh nghiệp mà họ nhận được sự chăm sóc tốt hơn. Chính vì thế, sự kiện Hội nghị khách hàng được tổ chức thường niên vào dịp giữa hay gần cuối năm đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi lợi ích mà nó đem lại. Hãy cùng ANDI tìm hiểu cách tổ chức sự kiện hiệu quả thông qua bài viết này bạn nhé!

Ảnh: Sưu tầm 

Hội nghị khách hàng là gì?

Để hiểu hơn về cách tổ chức sự kiện thì chúng ta cần hiểu Hội nghị khách hàng là gì?

Theo định nghĩa, Hội nghị khách hàng là sự kiện được tổ chức hàng năm bởi các doanh nghiệp và khách mời chính là các đối tác chiến lược và khách hàng của doanh nghiệp. Chương trình với hoạt động chính là gửi lời biết ơn đến các khách hàng thân thiết đã nhiệt tình ủng hộ; Quảng bá dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp; Thăm dò ý kiến của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm nhằm giúp hoạt động kinh doanh phát triển hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.

Tuy Hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng nhưng điều này cũng phụ thuộc vào quy mô công ty, mong muốn, yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty.

Cách tổ chức Sự kiện hội nghị khách hàng hiệu quả

Để có thể tổ chức Sự kiện Hội nghị khách hàng hiệu quả, ANDI xin gợi ý tới khách hàng những chú ý cách thức tổ chức để mang lại hiệu quả tốt nhất

Ảnh: Sưu tầm 

• Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị

Trước tiên, điều bạn cần làm là xác định hội nghị khách hàng đó có mục đích chính là gì để có thể lên kế hoạch về hình thức và nội dung cho phù hợp nhất.

Mục đích của hội nghị có thể là tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới,…Khi mục đích của sự kiện đã được xác định thì bạn hoàn toàn có thể đề ra những mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây được xem là cơ sở đánh giá chính xác nhất về hiệu quả, thành công của hội nghị.

• Lên danh sách khách mời

Người tổ chức sự kiện sẽ dựa trên những thông tin cần thiết để thống kê chính xác những khách hàng của doanh nghiệp và lựa chọn lên danh sách khách mời đầy đủ nhất. Khi có danh sách khách mời thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

• Lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện

Thời gian của hội nghị cần được cân nhắc phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và phần lớn khách mời để đảm bảo sự có mặt của khách tham dự. Ngoài ra, để tạo nên sự thành công của hội nghị khách hàng thì không thể thiếu tố quan trọng đó là địa điểm tổ chức sự kiện.

Phòng tổ chức sẽ tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp dựa vào danh sách khách mời và thời gian tổ chức. Thường thì các phòng hội nghị ở khách sạn hay trung tâm hội nghị chuyên nghiệp chính là những địa điểm tổ chức hội nghị được ưa chuộng nhất. Điểm chung của các địa điểm tổ chức này chính là sự đảm bảo về cơ sở vật chất, tiện nghi và có sự phục vụ của đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp.

• Chuẩn bị chương trình và nội dung hấp dẫn

Việc chuẩn bị nội dung hấp dẫn sẽ tạo dấu ấn đối với khách hàng. Họ sẽ càng thêm tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ của bạn, từ đó trở thành những khách hàng trung thành.

Đây là cấu phần rất quan trọng nên bạn cần có chuyên gia để tư vấn, thiết kế, lên ý tưởng sao cho chương trình diễn ra được hoàn thiện và thành công nhất.

• Quản lý và thực hiện sự kiện một cách chuyên nghiệp

Sẽ không có một khách hàng nào muốn nhận lời tham gia hay quay lại với doanh nghiệp nếu đã trải qua một sự kiện có “nhiều sạn”, thiếu sự chuyên nghiệp. Một khi đã xác định tổ chức sự kiện như thế này, yếu tố quản lý, xử lý vấn đề cần được đặt lên hàng đầu. Đội ngũ nhân viên chạy sự kiện cần được đào tạo để thực hiện với thái độ chuyên nghiệp nhất. Điều này cũng sẽ góp phần tạo nên hình ảnh của bạn trong mắt khách hàng.

• Đánh giá kết quả và học hỏi từ sự kiện

Sau mỗi sự kiện, bạn cần nhìn lại kết quả để đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, những ưu-nhược điểm để cải thiện hơn trong mỗi sự kiện sau.

Đơn vị tổ chức Sự kiện uy tín?

Ảnh: ANDI Agency Fanpage

•  Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia tư vấn, định hướng concept tổ chức phù hợp với từng tính cách doanh nghiệp và khẩu vị dịch vụ.
• Chúng tôi sẵn sàng tư vấn cho khách hàng về kịch bản chương trình. Xây dựng kịch bản kỹ thuật vận hành chi tiết.
• Chúng tôi đề cao quyền lợi của khách hàng, chỉ tư vấn các hạng mục VỪA và ĐỦ cho một sự kiện để tối ưu chi phí.

𝐀𝐍𝐃𝐈 𝐀𝐠𝐞𝐧𝐜𝐲 – 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭𝐬 | 𝐁𝐫𝐚𝐧𝐝𝐢𝐧𝐠 | 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚

𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞: 𝟎𝟑𝟗.𝟖𝟖𝟓.𝟏𝟎𝟎𝟏

𝐌𝐚𝐢𝐥: 𝐭𝐞𝐚𝐦@𝐚𝐧𝐝𝐢𝐚𝐠𝐞𝐧𝐜𝐲.𝐯𝐧

𝐖𝐞𝐛𝐬𝐢𝐭𝐞: 𝐡𝐭𝐭𝐩𝐬://𝐚𝐧𝐝𝐢𝐚𝐠𝐞𝐧𝐜𝐲.𝐯𝐧/